A itSMF PORTUGAL – ASSOCIAÇÃO PORTUGUESA DE GESTORES DE SERVIÇOS DE TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO (doravante denominada «itSMF Portugal»), é responsável pela recolha, processamento e utilização de dados pessoais no contexto da sua atividade e na promoção e divulgação de informação com vista à prossecução dos seus objetivos de desenvolvimento e promoção da atividade da Gestão de Infraestruturas de Tecnologias de Informação em Portugal e da Gestão e Governação de Serviços TIC.

Assim, a recolha de dados pessoais visa o envio de informações sobre as atividades da itSMF Portugal, incluindo a promoção dos seus eventos, bem como de outras informações que considera serem do interesse geral ou que sejam fornecidas pelos seus Associados e Parceiros.

São também utilizados os dados para operações de emissão de documentos de cariz financeiro inerentes, sobretudo, a transferências de valores referentes à quota anual dos seus associados ou inscrições em atividades.

Para que o consentimento de tratamento de dados pessoais seja efetivo o mesmo não carece, necessariamente, de assinatura, mas sim da manifestação inequívoca e livre de autorização para o processamento e utilização desses dados. Esta autorização é obtida através de formulários elaborados para o efeito pela itSMF Portugal e onde também será sempre fornecido o acesso a estes termos e condições. O consentimento é solicitado em função dos diferentes canais de comunicação da itSMF Portugal e dos diferentes objetivos do tratamento dos dados.

O consentimento poderá ser revogado a qualquer momento. Para tal, deverá remeter a sua intenção para secretariado@itSMF.pt .

A itSMF Portugal atribui a maior importância à proteção de dados pessoais, pelo que a sua recolha, processamento e utilização obedecem aos seguintes princípios:

1. Que tipo de dados pessoais serão recolhidos?

a) Dados de contacto

Os dados de contacto recolhidos nos formulários da itSMF Portugal dependem do objetivo e da relação que a pessoa singular pretende estabelecer connosco. Serão recolhidos os dados estritamente necessários à prossecução dos objetivos e nos seguintes cenários:

• Inscrição enquanto associado da itSMF Portugal, em formulário digital ou em papel;
• Inscrição numa atividade da itSMF Portugal (conferência, eventos, workshops, etc.);
• Integração em Comissões Técnicas no âmbito da responsabilidade da itSMF Portugal como organismo de normalização setorial para as TIC (ONS-TIC);
• Integração em Grupos de Trabalho da itSMF Portugal;
• Envolvimento e cooperação na organização ou desenvolvimento de atividades da e com a itSMF Portugal.

b) Dados relativos à caracterização académica, científica e atividade profissional

Tratando-se de uma Associação que beneficia do envolvimento de especialistas em áreas académicas, científicas e profissionais específicas, sempre que aplicável, a itSMF Portugal preza pelo conhecimento e caracterização daqueles que se envolvem nas suas atividades, de forma a facilitar o contacto personalizado e direto quando oportuno.

Para isso, poderão ser recolhidas informações relativas às qualificações académicas, área(s) de especialização e instituição/instituições a que se encontra vinculado(a).

Esta caracterização visa igualmente distinguir os sócios estudantes, sendo que estes comprovarão o seu estatuto através do envio – online ou por correio postal – de uma declaração legal da instituição a que se encontra vinculado(a), digitalização do cartão de estudante, entre outros que se considerem necessários.

c) Áreas de interesse

Poderá ser convidado a fornecer informação relativa às suas áreas de interesse, com vista a adequar a comunicação e a sua participação nas atividades da itSMF Portugal.

d) Dados para emissão de recibos e faturas

São requeridos dados para emissão de recibos e faturas – nome para faturação, número de identificação fiscal (NIF) e morada completa (morada, código-postal e localidade) – principalmente perante quatro situações: (a) o pagamento da quota anual de sócio, (b) o pagamento da participação em eventos e atividades promovidos unicamente ou em parceria com a itSMF Portugal, (c) a transferência de valores relativos a prémios e apoios e (d) o pagamento de serviços a funcionários da itSMF Portugal ou, por pedido, a terceiros.

e) Débito direto da quota anual

Ao subscrever a Autorização de Débito em Conta SEPA, que não é obrigatória, a itSMF Portugal fica autorizada a enviar instruções ao banco do associado para debitar da sua conta a quota anual e o respetivo banco a debitar da sua conta, de acordo com as instruções da itSMF Portugal. Neste caso, serão pedidas informações relativas à identificação do titular da conta (nome do(a) titular da conta, morada, código-postal, localidade, cidade, país, número de conta – IBAN – e BIC SWIFT).

Os direitos do associado da itSMF Portugal incluem a possibilidade de exigir ao seu banco o reembolso do montante debitado, nos termos e condições acordados com o seu banco. O associado poderá revogar o valor debitado junto do seu banco até um prazo máximo de 47 (quarenta e sete) dias.

2. Como são recolhidos os dados pessoais?

A itSMF Portugal pode recolher os seus dados pessoais através das plataformas eletrónicas Surveymonkey e EventBrite, cujas Políticas de Privacidade se encontram de acordo com os novos requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados, por meio do preenchimento de 3 formulários distintos:

• Formulário de inscrição de Sócio Individual;
• Formulários de inscrição em atividades e iniciativas da e com a itSMF Portugal.

A itSMF Portugal poderá ainda recolher os seus dados pessoais aquando de eventos organizados por e com a nossa Associação.

3. Quais os canais de comunicação utilizados pela itSMF Portugal?

A forma como a itSMF Portugal estabelece contacto e comunica depende da autorização que lhe é concedida. Poderemos estabelecer contacto via e-mail (principalmente através de secretariado@itSMF.pt, mas também de qualquer outro endereço de correio eletrónico com domínio itsmf.pt), por contacto telefónico (apenas perante a impossibilidade de contacto por outras vias, ou contacto ineficaz via e-mail) ou via postal para a morada fornecida.

Mediante autorização, poderá ser contactado(a) por pessoas individuais em nome da itSMF Portugal no decorrer das atividades em que se encontra a cooperar, principalmente nas Comissões Técnicas sob coordenação da itSMF Portugal enquanto ONS-TIC. Para isso, é solicitada a autorização para cedência de contactos aos coordenadores das respetivas Comissões Técnicas onde colabore ou, mediante a especificidade da atividade, solicitaremos antecipadamente a autorização expressa para a cedência de contactos a terceiros.

4. Como e por quem são acedidos e geridos os dados pessoais?

a) Acesso e gestão de dados pessoais

O acesso e gestão dos dados pessoais poderá ser efetuado pelos membros da Direção da itSMF Portugal, pelo secretariado da itSMF Portugal, pela pessoa responsável pela Comunicação da itSMF Portugal, e pelo Técnico Oficial de Contas da itSMF Portugal, em funções.

No caso de pertencer a alguma Comissão Técnica coordenada pela itSMF Portugal, ou estar envolvido na organização de alguma atividade específica, os seus contactos, estritamente necessários, serão cedidos aos coordenadores dessas atividades e serão também utilizados na dinamização de trabalho colaborativo em cloud e para que seja convocado para reuniões em prol das respetivas atividades.

A gestão das informações pessoais cedidas implica, exclusivamente, a organização dos dados e listagem de acordo com a relação estabelecida com a itSMF Portugal, bem como em função das autorizações de contacto consentidas. Não serão tomadas decisões automatizadas sobre os dados.

Só terão acesso aos seus dados entidades terceiras a quem a itSMF Portugal esteja legalmente obrigada a facultá-los e as empresas que tenham sido contratadas para prestar serviços de suporte à gestão interna da Associação.

A itSMF Portugal compromete-se ainda a não contratar outro subcontratante para a realização de operações específicas de tratamento de dados sem que o associado tenha dado autorização prévia de forma geral ou específica.

b) Armazenamento

Os dados pessoais serão tratados apenas durante o tempo em que sejam necessários, úteis e relevantes e, em todo caso, durante o período de tempo que sejam legalmente exigíveis após o término da relação. Uma vez terminada a relação, os dados serão mantidos a fim de e durante o tempo necessário para cumprir as obrigações legais aplicáveis, estando os mesmos devidamente bloqueados. Concretamente, serão mantidos bloqueados por um prazo não superior a cinco anos após o término da relação.

c) Transferência de dados pessoais

Não ocorrerá a transferência não autorizada de dados pessoais quer para entidades, instituições e organizações (entre outras) nacionais e/ou internacionais.

5. De que forma são protegidos os dados pessoais?

Adotamos medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os seus dados pessoais armazenados nos nossos sistemas contra perda, destruição, acesso não autorizado, alteração ou divulgação, sendo que as mesmas serão constantemente revistas e melhoradas para que a itSMF Portugal opere em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados, bem como legislação que enquadra a sua aplicação a Portugal.

6. Como pode exercer os seus direitos?

No âmbito do RGPD e enquanto titular dos dados, poderá proceder à consulta e atualização da sua informação pessoal, bem como usar do seu direito de corrigir, bloquear ou eliminar estes dados (se aplicável) ou definir algumas das suas preferências como a receção de Boletins de Notícias. Poderá ainda, solicitar alguns direitos específicos como:

• Informação adicional sobre a utilização dos seus dados;
• Uma cópia dos dados guardados nas nossas bases de dados (formulário digital ou em papel);
• Limitação ao tratamento ou esquecimento dos seus dados pessoais.

Caso pretenda exercer algum dos direitos acima apresentados, iremos proceder à sua análise e responder no prazo legalmente exigido (máximo de 30 dias). Poderemos necessitar de verificar ou que prove a sua identidade antes de executar esses direitos.

Se apresentar alguma questão relacionado com a nossa utilização dos seus dados pessoais poderá, a qualquer momento, contactar-nos para secretariado@itSMF.pt ou recorrer também a:

Rua Alexandre Cabral n.º 2C – Loja A. 1600-803 Lisboa.
Telefone: 21 421 6239

Caso esteja insatisfeito com a nossa utilização dos seus dados pessoais ou com a nossa resposta após o exercício de algum destes direitos, tem o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo nacional (CNPD – Comissão Nacional de Proteção de Dados | Rua de São Bento, n.º 148, 3º. 1200-821 Lisboa | Tel: 213 928 400 | Fax: 213 976 832 | e-mail: geral@cnpd.pt).

7. Como poderá revogar o seu consentimento?

As autorizações atribuídas para a recolha, processamento e utilização de dados podem ser revogadas pelo próprio a qualquer momento, com efeito futuro. Para solicitar alterações às autorizações contacte-nos por e-mail para secretariado@itSMF.pt.